Đằng sau bất cứ một giám đốc thành công nào cũng có bóng dáng của một trợ lý (Personal Assistant – PA) đầy năng lực. Họ đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc nhưng tựu chung lại, họ giúp giám đốc hoàn thành xuất sắc công việc của mình. Có thể hình dung họ thế nào?
Người PA không giống một thư ký giám đốc. Tạp chí Career Success đã phỏng vấn nhiều PA thành công và rút ra những kỹ năng tối quan trọng mà bất cứ PA nào cũng cần phải có. Đó là:
– Trình độ chuyên môn, bằng cấp, chứng chỉ rất cần thiết. Ví dụ như bằng CPS hay CAP (chứng nhận quản lý hành chính chuyên nghiệp).
– Kỹ năng giao tiếp, ngoại giao, kỹ năng viết và nói tốt, lên kế hoạch và óc tổ chức tốt.
– Làm việc theo nhóm.
– Kỹ năng quản lý thời gian.
– Hiểu những đa dạng và khác biệt văn hoá, các nghi thức ngoại giao, lễ tân.
– Kỹ năng kiểm soát bản thân. Đây là yếu tố giúp một PA tăng khả năng thực thi nhiệm vụ. Ví dụ như: quan điểm và thái độ tích cực, say mê công việc và công ty, khéo léo, tư cách đạo đức tốt, khả năng thích nghi, đáng tin cậy, tài ứng biến, có trách nhiệm, linh hoạt và sáng tạo.
– Kỹ năng quan hệ cộng đồng như ân cần, chu đáo, giao tiếp nhã nhặn dù đang phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ một lúc. Luôn khách quan, tránh xử lý tình huống theo cảm tính. Có thể giải quyết mâu thuẫn và luôn tỏ ra lạc quan cùng với khiếu hài hước.
– Khả năng kiềm chế cảm xúc – biết giải toả stress khi cần thiết.
Qua vài nét phác họa trên, có thể thấy PA đóng một vai trò hết sức quan trọng trong sự thành công của giám đốc cũng như của công ty. Tuy nhiên, ngày nay, nhiều người vẫn chưa biết nhìn nhận tầm quan trọng của PA. Nhiều PA, đặc biệt là PA nữ, vẫn bị coi thường là “người giúp việc” của giám đốc.
Theo IOL Jobs – The Star
