Nguyên tắc của công nghệ số tại công sở

Theo công ty tư vấn nhân sự hàng đầu thế giới Robert Half, các thiết bị công nghệ số, tuy quen thuộc, nhưng có thể làm ảnh hưởng đến hình tượng chuyên nghiệp và triển vọng thăng tiến của dân công sở nếu bạn không tuân thủ những nguyên tắc nhất định.

Gần đây, Robert Half đã tiến hành khảo sát về các nguyên tắc cần được tôn trọng khi sử dụng các ứng dụng và thiết bị số như điện thoại, email, laptop… 76% đối tượng khảo sát (cấp trưởng phòng trở lên) cho rằng cách thức sử dụng công nghệ số có liên quan trực tiếp đến tiền đồ sự nghiệp của họ.

Dưới đây là một số kết quả khảo sát và các bài học rút ra:

Kết quả khảo sát: 55% Giám đốc phụ trách thông tin cho biết, khi các thiết bị điện tử di động ngày càng thông dụng tại công sở thì số trường hợp sử dụng thái quá, thiếu tôn trọng người khác càng tăng lên.

Quy tắc: Cần thận trọng, vì trong công sở bất kỳ hành vi nào của bạn cũng nằm trong tầm ngắm. Những nhân viên lúc nào cũng chúi mắt chúi mũi vào smartphone, ipad hay kè kè bộ tai nghe Bluetooth dễ làm người khác hiểu lầm là bạn không tập trung, hoặc không cảm thấy hứng thú với những gì đang thảo luận với đồng nghiệp hoặc khách hàng.

Trong khi đó, nói chuyện điện thoại lớn tiếng lại ảnh hưởng đến môi trường làm việc của người khác, và hình tượng của bạn bị đánh đồng với kẻ thiếu lịch sự.

Kết quả khảo sát: 45% cấp lãnh đạo thừa nhận họ thường làm việc khác như trả lời email hay lướt web trong cuộc họp.

Quy tắc: “Ám ảnh” đa chức năng có thể thấy ở mọi cấp trong công ty, từ nhân viên đến sếp. Tuy nhiên, cho dù bạn đang tham dự một cuộc họp thường kỳ hay thảo luận với các đồng nghiệp khác bằng phương thức họp online, tốt nhất nên “làm lơ” hay tắt hẳn chiếc BlackBerry cáu cạnh. Nếu bạn đang chờ một cuộc gọi hay email quan trọng, hãy để ở chế độ rung và thông báo cho người chủ trì cuộc họp biết trước về việc này.

Kết quả khảo sát: 78% người khảo sát thừa nhận đã từng gửi nhầm email hoặc thêm nhầm tên đồng nghiệp vào danh sách cc khi gửi.

Quy tắc: Số lượng email bạn nhận trong ngày không phải là nhỏ, nên cũng thật dễ hiểu nếu một số email trả lời của bạn đi nhầm hướng phải đến. Tuy nhiên, bạn có thể hạn chế tối đa các rủi ro này bằng cách chậm lại, tức kiểm tra lại email trước khi gửi: tiêu đề đã rõ ràng chưa, danh sách người nhận có đầy đủ, và tài liệu đính kèm có chính xác? Hãy tập cho mình thói quen thực hiện các bước kiểm tra trước khi nhấn phím “send”.

Kết quả khảo sát: 57% cấp quản lý cho biết không thoải mái khi nhận được lời mời kết bạn trên Facebook từ các nhân viên, 47% khẳng định họ không thích kết nối với các đồng nghiệp trên mạng xã hội.

Quy tắc: Cho dù trong văn phòng, bạn thân thiết với sếp và là “cạ cứng” của đồng nghiệp như thế nào đi nữa, thì một số cấp quản lý thường e ngại và không muốn thành bạn Facebook của bạn. Đừng quá coi trọng điều này vì môi trường chuyên nghiệp khác với các chia sẻ mang tính cá nhân trên Facebook.

Mặt khác, bạn có thể tạo riêng danh sách các contact về công việc và cài đặt hạn chế các chia sẻ nếu không muốn từ chối lời mời kết bạn của đồng nghiệp nhưng lại không muốn chuyện riêng tư bị chia sẻ quá nhiều.

Nhìn chung, bạn cần nghiên cứu các quy định của công ty nếu có về việc sử dụng các thiết bị và ứng dụng công nghệ số tại sở làm để tránh vi phạm. Ngay cả khi công ty không khắt khe về chuyện này, bạn cũng cần thận trọng chứ không nên lạm dụng hoặc “vô tư” thái quá. Trong giờ làm việc, sẽ ra sao nếu đồng nghiệp hoặc sếp thấy bạn “post” hoặc “comment” liên tục trên Facebook và Twitter? Vì thế, bạn nên hạn chế thời gian dành cho các trang mạng xã hội khi đang làm việc.