Sức mạnh của giao tiếp chuyên nghiệp – những điều bạn chưa biết

Tại sao có những người không ngừng thăng tiến trên con đường sự nghiệp mà vẫn có những người sau ba năm làm việc, mọi thứ vẫn dậm chân tại chỗ? Điểm khác biệt ở đây chính là sự chuyên nghiệp về kỹ năng giao tiếp trong công việc, điều này sẽ đưa bạn đến đỉnh thành công nhanh chóng hơn người khác.

Các nghi thức và phép xã giao trong kinh doanh này thật ra khá đơn giản, nhưng không phải ai cũng nhận thức được tầm quan trọng của chúng để chú ý và thực hiện. Áp dụng một số bí quyết sau sẽ giúp bạn chiếm được lòng tin và để lại ấn tượng chuyên nghiệptrong lần gặp mặt đầu tiên với khách hàng hay các đối tác tiềm năng.

Trong bất kỳ cuộc gặp mặt nào, khi cần giới thiệu mọi người với nhau, bạn nên giới thiệu người ở vị trí thấp hơn với người ở vị trí cao hơn, nghĩa là bạn phải nhắc tên người ở vị trí cao hơn trước. Ví dụ: bạn muốn giới thiệu Giám đốc của bạn – anh Hoàng với nhân viên mới – bạn Thanh, cách giới thiệu đúng phải là: “Anh Hoàng, đây là bạn nhân viên mới phòng Marketing, bạn Thanh”; “Thanh, đây là Giám đốc bộ phận bán hàng của công ty chúng ta, anh Hoàng”.

Nếu hai người bạn cần giới thiệu có vai trò ngang nhau, hãy nhắc tên người nào bạn thân thiết hay biết rõ hơn trước. Trong trường hợp bạn giới thiệu đối tác hay khách hàng của mình với bất kỳ ai, bất kỳ cấp bậc nào, tên của khách hàng/đối tác phải luôn được nhắc đến đầu tiên.

Trong lúc giới thiệu, nếu lúng túng quên mất tên người cần giới thiệu, bạn cũng đừng hốt hoảng. Hãy xin lỗi và hỏi lại tên người đó một lần nữa, và lần này cố ghi nhớ nhé!

Cái bắt tay trong lần gặp gỡ đầu tiên luôn để lại một ấn tượng mạnh mẽ với người đối diện. Một cái bắt tay yếu ớt được đánh đồng với sự thiếu tự tin, rụt rè hay sự thờ ơ, thiếu tôn trọng người đối diện. Chính vì vậy, hãy nhìn vào mắt đối phương và bắt tay họ thật chắc. Bạn đã thể hiện sự tự tin, thẳng thắn và chuyên nghiệp ngay từ lần giao tiếp đầu tiên.

Đối với phụ nữ, đặc biệt là phụ nữ Châu Á thường e dè và thụ động khi giao tiếp. Hãy ghi nhớ rằng, trong kinh doanh, nam nữ luôn bình đẳng. Vì vậy, khi bắt tay hãy chủ động đưa tay ra trước. Khi thấy được sự tự tin nơi bạn, đối tác/khách hàng sẽ tin tưởng bạn hơn.

Đã bao nhiêu lần bạn sử dụng email công ty để trao đổi về những vấn đề cá nhân, spam hay đùa giỡn với đồng nghiệp? Hãy dừng ngay việc này! Email để phục vụ cho công việc. Hình ảnh chuyên nghiệp của bạn cần được xây dựng từ điều nhỏ nhặt này.

Một email cần mở đầu bằng “Chào…” và kết thúc bằng “Thân mến,” cùng với chữ ký của bạn. Bạn không nên thêm vào biểu tượng mặt cười hay những hình tượng thể hiện cảm xúc trong email. Có thể bạn muốn thể hiện sự thân thiện, thoải mái khi làm việc. Tuy nhiên, đối tác hay khách hàng có thể đánh giá bạn thiếu nghiêm túc.

Trước cuộc họp, bạn nên chuẩn bị một phòng họp yên tĩnh và kiểm tra đường dây điện thoại để đảm bảo chất lượng cuộc gọi. Khi bắt đầu, bạn nên giới thiệu tất cả những người tham dự phía bạn để đối phương biết họ đang nói chuyện với ai. Trong suốt cuộc họp, nếu không nghe rõ hoặc hiểu rõ, bạn đừng ngại hỏi lại và xác nhận lại những gì đã nghe để tránh những hiểu lầm không đáng có.

Điện thoại di động là vật bất ly thân của nhân viên văn phòng. Nó có thể cứu nguy cho bạn trong những trường hợp khẩn cấp hay khi khách hàng/đối tác cần liên lạc với bạn và ngược lại. Nếu đang ở những chỗ quá ồn, bạn nên dời đến một nơi khác yên tĩnh để tránh phiền người nghe và có thể tập trung vào câu chuyện; hoặc nếu bạn không thể đi đến chỗ nào khác, bạn nên xin lỗi và gọi lại cho họ sau. Bạn nên nói rõ khi nào bạn có thể gọi lại để khách hàng hay đối tác không phải chờ đợi. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho họ.

Ngay cả những người nhiều kinh nghiệm trong nghệ thuật giao tế cũng có khi phạm sai lầm. Nếu bạn rơi vào tình huống làm cho người khác khó xử; hãy chân thành xin lỗi nhưng đừng quá vồn vã hay thái quá. Chuyện bé xé to chỉ làm cho cả hai bên ngượng ngùng và không thoải mái trong những lần gặp mặt sau.

Cuối cùng, hãy cư xử với đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác của bạn với sự tôn trọng. Đây là kim chỉ nam giúp bạn thành công trong bất kỳ tình huống giao tế nào trong công việc!