Nguyên tắc dành cho thư ký

Thư ký là người phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, những người đến công ty để liên hệ công tác. Họ cũng là người trực tiếp liên hệ với sếp để trao đổi, tổ chức công việc. Từ đặc thù công việc đó, có thể thấy rằng thư ký là một “nhân vật” vô cùng quan trọng và hơn ai hết, họ phải biết giữ những nguyên tắc cho mình.

Trong giao tiếp tránh tỏ ra thờ ơ, lạnh nhạt hoặc có vẻ mặt khó đăm đăm, bực tức. Luôn cần thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tượng giao tiếp.

Trang phục hợp cách, không tùy tiện, luộm thuộm, tác phong không tỏ ra lề mề, dặt dẹo. Quần áo lịch sự, trang nhã.

Không làm việc riêng trong khi giao tiếp, nhất là cắt móng tay, cắt móng chân hoặc trang điểm…

Không trả lời thủng thẳng, hỏi câu nào trả lời câu ấy, cách nói thiếu chủ ngữ, cộc lốc, nhát gừng.

Cần thể hiện cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ, mắt luôn hướng về người đối thoại bày tỏ sự quan tâm, đồng cảm với thái độ người nói.

Tránh vung tay tùy tiện, đặc biệt là chỉ ngón tay về phía mặt đối tượng giao tiếp theo “nhịp điệu” của lời nói “đanh thép” của mình. Cần có thái độ ôn hòa, đừng hách dịch với khách hay tỏ ra “trên cơ”, nhũng nhiễu những người có nhu cầu gặp lãnh đạo.

Không nói quá to, kiểu nói oang oang hoặc nói quá nhiều. Tránh nói lạc đề và nói quá nhỏ, kiểu lí nhí khiến người nghe phải căng tai mới nghe rõ. Nói năng rõ ràng mạch lạc là tố chất tạo sự tin cậy ở người đối diện.

Thể hiện sự sẵn sàng phối hợp giúp đỡ người khác khi cần thiết. Đừng tỏ ra khó khăn, ích kỷ hay tư lợi.

Phải khắc phục sự phát ngôn bất nhất, thay đổi tuỳ tiện, chối phăng những gì đã nói ra hoặc dễ dàng hứa nhưng không làm theo lời hứa. Đó là loại người ai cũng muốn tránh xa.

Tránh tranh luận không cần thiết, hoặc thích bộc lộ sự hiểu biết, sự khôn ngoan của mình hơn người. Không nên dồn đối tượng giao tiếp vào thế bí để giành phần thắng về mình. Đừng cậy ta đây gần sếp, quen biết sếp, biết nhiều thông tin để tỏ ra hơn người, sếp và đồng nghiệp không thích điều đó.