Chào các bạn,Công tác Hành chính trong 1 công ty được xem không khác gì một “quản gia” hoặc “tổng quản” thời xưa. Nhiệm vụ của người quản lý hành chính văn phòng là đảm bảo tất cả những “phần chìm” của hoạt động văn phòng phải được sắp xếp và chuẩn bị đúng nơi, đúng chỗ, đạt yêu cầu khi sử dụng.
Chức năng nhiệm vụ của Chuyên viên Hành chính văn phòng bao gồm:
1. Trách nhiệm:
– Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
– Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.
– Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
– Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Hành chính
– Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chính của công ty.
– Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
2. Quyền hạn:
– Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HC
– Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng.
– Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
– Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng.
– Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành.
– Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
– Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ, nhà nước để CNV am hiểu và thực hiện.
– Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao.
– Ap dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động.
– Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền.
– Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HC.
– Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ.
3. Báo cáo và uỷ quyền:
– Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chính theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
– Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện.
4. Tiêu chuẩn:
4.1 Trình độ học vấn/chuyên môn:
– Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên.
– Vi tính văn phòng
4.2 Kỹ năng:
– Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.
– Kỹ năng lập kế hoạch.
– Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.
– Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
– Kỹ năng giao tiếp tốt.
4.3 Phẩm chất cá nhân:
– Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
– Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
– Sáng tạo trong công việc.
Trên đây là những công việc của một chuyên viên hành chính văn phòng. Tùy thuộc các điều kiện cụ thể, các công ty có những điều chỉnh nhất định.
Trong các bài viết sau, tôi sẽ lần lượt phân tích phương pháp, cách thức thực hiện của từng công việc cụ thể của chuyên viên hành chính văn phòng.
Cám ơn ThS. Phạm Quang Vinh đã cung cấp mô tả công việc mẫu của công việc “làm dâu trăm họ” trong công ty này.
Theo Dũng Nguyễn – Quantri.vn
