Nguyên tắc sử dụng điện thoại nơi làm việc

Ngày tạo: 10/09/2012 8:57:51 CH - Số lần đọc: 138
Điện thoại là công cụ giao tiếp hữu hiệu và hiện đại trong đời sống nói chung và thế giới kinh doanh nói riêng. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng biết cách phát huy hết tác dụng của nó. Bởi, họ hoặc không biết hoặc “bỏ ngỏ” những nguyên tắc cơ bản.

1. Tránh những thuật ngữ không cần thiết cùng lối nói tắt, cắt ngang trong cuộc hội thoại

2. Gọi thẳng tên người gọi trong cuộc trò chuyện (điều này cho thấy bạn thiếu tôn trọng đối tác của mình)

3. Luôn chắc chắn rằng tâm trạng nhận điện thoại của bạn là thoải mái và vui tươi

4. Phát âm rõ ràng

5. Luôn chú ý sử dụng câu nói: “Xin lỗi! Ai ở đầu dây bên kia” hoặc “Xin lỗi! ai đang cầm máy” để bắt đầu cuộc trò chuyện trong trường hợp không biết danh tính người cầm máy.

6. Trước khi yêu cầu đối tác chờ nối máy, hãy chắc chắn là họ đồng ý và không quên gửi lời cám ơn tới họ.

7. Không để điên thoại đổ chuông quá lâu

8. Đừng quên trả lời cuộc gọi hoặc gọi lại cho ai đó khi bạn đã hứa

9. Luôn sử dụng giai điệu chuông dễ chịu, hòa hợp và thân thiện. Tránh những loại nhạc mạnh và gây sốc.

10. Không làm gián đoạn cuộc nói chuyện của người khác.

11. Không tham gia vào cuộc cãi cọ với người gọi ở chốn công sở.

12. Không thể hiện sự không hài lòng, thái độ nói chuyện cục cằn trước mặt đồng nghiệp.

13. Không giải quyết những việc cá nhân tại nơi làm việc (nghĩa là không sử dụng điện thoại công để buôn chuyện, tán ngẫu hay tán tỉnh ái đó).

14. Không trả lời điện thoại khi đang ăn hoặc nhai kẹo cao su.

15. Không đột nhiên ngắt kết nối với người gọi.

16. Không thể hiện sự vội vã, hớt hải khi đang nói chuyện điện thoại (sẽ tốt hơn nếu bạn trả lời điện thoại khi đã hoàn tất công việc).

17. Liên lạc lại với người gọi khi biết có hộp thư thoại.

18. Chỉ trả lời những cuộc gọi quan trọng khi đang họp (nếu có).

19. Tìm thời gian thích hợp để gọi lại cho ai đó khi phát hiện cuộc gọi nhỡ.

20. Không để lại tin nhắn hoặc hộp thư thoại cho một tài khoản đã quá hạn.

21. Không nói chuyện quá to ở chốn công cộng, bệnh viên hoặc công ty.

22. Nếu có thể, hãy cung cấp cho khách hàng một số điện thoại chung, hay sử dụng tránh tình trạng khách hàng khó khăn trong việc liên lạc.

23. Không gọi điện cho khách hàng trong khung giờ “cấm”: trước 8:00 AM và sau 9:00 PM, trừ khi họ cho phép bạn làm như vậy.

24. (Đối với những nhân viên viên thông) Luôn treo điện thoại và tai nghe lên đúng vị trí, nhẹ nhàng và có ý thức bảo quản.

25. Khi nhận được cuộc gọi, quay lưng lại với máy tính, bàn làm việc và dừng lại những công việc đang dở để những tác động đó không ảnh hưởng đến tâm lý nhận điện thoại của bạn.

26. Luôn để sẵn giấy và bút bên cạnh (đề phòng trường hợp cần dùng), tránh tình trạng tìm kiếm, lục lọi và bắt người gọi chờ quá lâu.

27. Luôn mỉm cười khi nói chuyện (có thể họ sẽ không nhìn thấy nụ cười của bạn, nhưng họ có thể nghe thấy nụ cười trong giọng nói của bạn).

28. Không trả lời nhiều cuộc điện cùng lúc.

29. Điều chỉnh âm lượng và tốc độ nói một cách hợp lý. Tránh tình trạng bạn gọi điện mà đồng nghiệp có thể nghe thấy hết cuộc nói chuyện giữa bạn và khách hàng.

30. Luôn trả lời một cách nhiệt tình và tôn trọng.

31. Nếu có vấn đề gì xảy ra, hãy nhớ sử dụng các cụm từ: thông cảm, vui lòng, xin lỗi. bỏ qua…

32. Luôn cám ơn khách hàng sau mỗi lần kết thúc cuộc gọi.

33. Không vừa gọi điện thoại vừa uống nước hoặc không để những âm thanh trong cổ họng.

34. Không chen ngang vào câu chuyện của người gọi. Để họ nói hết mới có quyền lên tiếng.


Thẻ: nơi làm việc, nguyên tắc, gọi điện thoại, công cụ giao tiếp, đồng nghiệp, quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân sự, phần mềm quản trị nhân sự miễn phí

Ý kiến khách hàng đối tác

 Ông Dương Long Thành
Ông Dương Long Thành
Tổng Giám đốc - Công ty CP Địa ốc Thắng Lợi
“Sử dụng AMIS.VN của MISA, công tác quản trị doanh nghiệp đã được hỗ trợ rất lớn, ngồi ở trụ sở chính, BLĐ có thể theo dõi được báo cáo kết quả kinh doanh của từng nhân viên, từng sàn giao dịch, từng dự án, giúp BLĐ có những quyết định, chính sách đúng đắn theo từng thời điểm của từng chiến dịch cũng như liên quan đến kế hoạch chung của công ty”

Giải thưởng

Nhân tài đất việt 2013 - 2014
Nhân tài đất việt 2013 - 2014
Giải thưởng Nhân tài đất việt 2013 - 2014

Thông tin liên hệ

Hà Nội (Khối DN): (04) 3762 7891
Hà Nội (Khối HCSN): (04) 3795 9595
Đà Nẵng: (0511) 366 7555
Buôn Ma Thuột: (0500) 381 7400
TP Hồ Chí Minh: (08) 5431 8318
Cần Thơ: (0710) 376 6468
Tư vấn hỗ trợ khách hàng
1900 8677
contact
T2 - T6: Từ 7h30 - 18h30
T7 - CN: Từ 8h00 - 12h & 13h30 - 17h30