Một trong những điều bị phàn nàn nhiều nhất ở hầu hết các tổ chức là việc họp hành. Việc họp bị xem là lãng phí quá nhiều thời gian quý giá. Thực tế, các cuộc họp là nơi duy trì văn hoá tổ chức và môi trường tập thể, là cách mà tổ chức nói với mọi người trong đó rằng: “Bạn là một thành viên”.Nếu bạn tiến hành những cuộc họp tồi, buồn tẻ và lãng phí thời gian, mọi người sẽ tin rằng đây là một tổ chức tồi, buồn tẻ và không quan tâm đến thời gian. Cũng giống như vậy, các cuộc họp tốt sẽ nói với nhân viên rằng: “Đây là tổ chức tuyệt vời để làm việc”.
Tạo sao có quá nhiều cuộc họp tồi? Đó là vì những kế hoạch tồi của người sắp xếp cuộc họp và sự thiếu quan tâm của những người tham gia. Dưới đây là một số lời hướng dẫn để tiến hành các cuộc họp hiệu quả.
Chuẩn bị cho cuộc họp
– Xác định mục tiêu và những kết quả mong đợi. Biết những điều gì bạn đang cố gắng để giành được bằng việc tổ chức họp.
– Xác định chủ đề và cách thức tốt nhất để thảo luận cho mỗi chủ đề. Biết bạn muốn thực hiện được gì thông qua cuộc họp.
– Tạo ra một chương trình được mô tả cẩn thận, về:
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc. Thời gian là tiền bạc, do đó phải lên kế hoạch một cách khôn ngoan.
+ Xác định địa điểm họp.
+ Danh sách những người tham gia và khách mời.
+ Danh sách về vai trò của người tham gia và mong đợi gì từ họ. Điều này sẽ cho phép họ thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết để mang đến cuộc họp.
+ Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng cuộc họp.
– Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
– Làm cho mọi cuộc họp là một sự kiện để học hỏi: kết hợp sự sáng tạo và đào tạo vào chủ đề tham gia bằng việc sử dụng sách, người phát ngôn, băng video. Mọi người tham dự sẽ dành thời gian của họ cho bạn, vì thế bạn phải mang lại cho họ điều gì đó.
– Sử dụng các công cụ và hoạt động để làm cho cuộc họp hiệu quả và vui vẻ, tiếp thêm sinh lực.
Chuẩn bị để tham dự một cuộc họp (dành cho tất cả những người tham dự)
– Biết mục đích của cuộc họp. Biết mục đích tham dự của bạn là gì.
– Thu thập các tài liệu bạn cần để mang đến cuộc họp.
– Biết chương trình họp và đảm bảo chương trình của bạn trùng với chương trình của cuộc họp.
– Biết vai trò của bạn và con đường bạn sẽ đi.
– Đến đúng giờ và chuẩn bị thời gian để ở lại ít nhất là đến khi nghỉ giải lao như lịch trình.
– Nghiêm túc nhưng vui vẻ khi tham dự.
Nơi họp
– Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn và phục vụ cho mục đích.
– Tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút.
– Mang lại sự mới mẻ phù hợp.
– Có những phương tiện hỗ trợ và phương tiện học tập phù hợp.
– Luôn luôn tạo ra một số điều khác biệt và mới mẻ dù nhỏ. Làm cho họ vui khi họ đến.
Phân công người ghi chép biên bản về
– Những người tham dự
– Các vấn đề được thảo luận.
– Các quyết định chính.
– Các nhiệm vụ:
+ Ai cần để thực hiện nhiệm vụ – liệt kê các nhóm và các thành viên bên ngoài.
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ.
+ Những điều nào mà họ cần thực hiện.
Các cuộc họp ở các tổ chức thường bị phàn nàn là không hiệu quả và lãng phí thời gian. Để giảm bớt những lời phàn nàn, người tổ chức cuộc họp có vai trò rất quan trọng.
Bắt đầu cuộc họp
– Truyền đạt về mục đích và kết quả mong đợi với tất cả những người tham gia.
– Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi.
– Thiết lập các quy định:
+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc.
+ Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào.
+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
+ Mỗi thành viên được mong đợi những gì.
+ Các chủ đề bí mật
– Thể hiện rằng bạn đánh giá cao các ý tưởng, ý kiến và câu hỏi của họ.
Điều khiển cuộc họp
– Dành thời gian để nói và lắng nghe các câu chuyện. Sáng tạo trong cách bạn chia sẻ chúng.
– Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt.
– Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới.
– Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể.
– Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp.
– Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói.
– Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp.
– Tập trung vào các chủ đề chương trình. Đừng lan man chủ đề.
Các chương trình có giá trị quan trọng, nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hoặc lăng mạ những người có tham dự nhưng bỏ về giữa chừng trong giờ nghỉ giải lao.
Tiếp tục…
– Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp. Chắc rằng mọi người đều được lắng nghe.
– Để mọi người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình.
– Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng.
– Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động.
– Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình.
– Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình.
– Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận.
Bế mạc
– Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo.
– Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công. Chắc rằng mỗi người đều biết bổn phận của họ. Chắc rằng mọi người sẽ đi từ “họp” đến “làm”.
– Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm
– Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ.
Sau cuộc họp…
– Đánh giá cuộc họp. Điều gì hiệu quả? Điều gì cần phải cải thiện?
– Lên kế hoạch sau cuộc họp.
– Sử dụng các ghi chép và ấn tượng của bạn, tạo ra một tài liệu mô tả rõ ràng về cuộc họp. Sử dụng các lời nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và các quan điểm để nâng cao chất lượng của các tài liệu.
– Phân phát các tài liệu cho tất cả những người tham gia và những người chủ chốt trong tổ chức.
– Giám sát sự tiến bộ của các hoạt động sau đó.
Theo Business
